O συνεδριακός τουρισμός έχει δύο στόχους. O ένας είναι άμεσος: να προσελκύσει ένα μεγάλο αριθμό ατόμων για λίγες μέρες σε ένα συγκεκριμένο τόπο (και μάλιστα, αν είναι δυνατό, σε μια περίοδο που δεν θεωρείται «τουριστική» γι’ αυτόν τον τόπο). O άλλος είναι να προβάλλει τον τόπο στους συμμετέχοντες για τη δημιουργία τουριστικού ρεύματος στην περιοχή.

Μια μεγάλη διαφορά του συνεδριακού τουρισμού από τον καθαρά ψυχαγωγικό είναι ότι στον πρώτο «δεν επιτρέπονται λάθη». Στον ψυχαγωγικό τουρισμό υπάρχει η δυνατότητα διόρθωσης των λαθών – το παράπονο του φιλοξενούμενου μπορεί να αντιμετωπιστεί με διάφορους τρόπους, έτσι ώστε να αλλάξει η τελική εντύπωσή του. Στον συνεδριακό τουρισμό δεν υπάρχει ουσιαστικά αυτή η δυνατότητα.

H επιστημονική και η οργανωτική επιτροπή ενός συνεδρίου

Ένα συνέδριο προετοιμάζεται από δύο επιτροπές: την επιστημονική και την οργανωτική. Η επιστημονική επιτροπή αποτελείται από επιστήμονες ή επαγγελματίες που έχουν ιδιαίτερο κύρος στον τομέα τους. Oι αρμοδιότητες της επιστημονικής επιτροπής είναι: ο ορισμός του κεντρικού θέματος του συνεδρίου, η επιλογή των εισηγητών, η προκαταρκτική έγκριση των εισηγήσεων και η επιμέλεια (από επιστημονικής πλευράς) των πρακτικών του συνεδρίου.

Η οργανωτική επιτροπή έχει την ευθύνη για όλες τις άλλες διαδικασίες οργάνωσης και διεξαγωγής του συνεδρίου, καθώς και για την έκδοση των πρακτικών. Συνήθως, η οργανωτική επιτροπή αποτελείται από προσωπικότητες με σοβαρές γνώσεις στον επιστημονικό ή επαγγελματικό τομέα τους, αλλά με λίγες ή καθόλου γνώσεις και εμπειρίες στους τομείς της οργάνωσης, του μάρκετινγκ, της πληροφορικής και των εκδόσεων. Η επιχείρηση οργάνωσης συνεδρίων, εκτός από τις αποκλειστικά δικές της ευθύνες για τη διεξαγωγή του συνεδρίου, πρέπει να συμβουλεύει και να βοηθάει την οργανωτική επιτροπή σε όλο το έργο της.

Ανάλυση των αναγκών κατά δραστηριότητα ή τμήμα

1. Μηχανοργάνωση

Η μηχανοργάνωση ενός συνεδρίου αποτελεί σήμερα ένα από τα βασικά κλειδιά για την επιτυχία του. H επιχείρηση θα πρέπει να έχει ένα ειδικό αρχείο, στο οποίο να καταγράφει τα ακόλουθα στοιχεία αυτών που θα συμμετέχουν στο συνέδριο:

Τίτλος (προσφώνηση), Επώνυμο, Όνομα, Ιδιότητα ή Φορέας, Διεύθυνση (οδός και αριθμός), T.K. και Πόλη, Κράτος, Τηλέφωνο (με τον αριθμό κλήσης της χώρας), Φαξ (με τον αριθμό κλήσης της χώρας), E-mail, Εισηγητής (NAI / OXI), Παρατηρήσεις (π.χ. χορτοφάγος κλπ.).

Tο αρχείο θα πρέπει να εκτελεί εύκολα τις παρακάτω λειτουργίες:

α) Nα τυπώνει τις διευθύνσεις των συμμετεχόντων σε αυτοκόλλητες ετικέτες (είτε μεμονωμένα, είτε ομαδικά: εισηγητές, σύνεδροι, όλοι οι συμμετέχοντες).

β) Nα τυπώνει «προσωπικές» επιστολές προς τους συμμετέχοντες (είτε μεμονωμένα, είτε ομαδικά: εισηγητές, σύνεδροι, όλοι οι συμμετέχοντες).

γ) Nα τυπώνει τον τίτλο, το ονοματεπώνυμο και την ιδιότητα ή φορέα κάθε συνέδρου (είτε σε αυτοκόλλητες ετικέτες, είτε σε καρτελάκια).

δ) Nα στέλνει μηνύματα (mails) μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (είτε μεμονωμένα, είτε ομαδικά: εισηγητές, σύνεδροι, όλοι οι συμμετέχοντες).

ε) Nα εξάγει τα στοιχεία των συμμετεχόντων (ομαδικά: εισηγητές, σύνεδροι, όλοι μαζί) αλφαβητικά και με τέτοια μορφή (text), ώστε να μπορούν να περιληφθούν στην έκδοση των πρακτικών ή σε ειδικούς καταλόγους).

στ) Nα εξάγει τα στοιχεία των συμμετεχόντων (ομαδικά: εισηγητές, σύνεδροι, όλοι μαζί) με τέτοια μορφή (tab delimited), ώστε να μπορούν να εισαχθούν στο αρχείο της οργανωτικής επιτροπής.

Θα πρέπει να υπάρξει από την αρχή μια συνεννόηση με την οργανωτική επιτροπή, ώστε οι φόρμες, που θα σταλούν (από την οργανωτική επιτροπή) για συμπλήρωση σε όσους ενδιαφέρονται να συμμετάσχουν στο συνέδριο, να περιλαμβάνουν τα ίδια ακριβώς πεδία (και με την ίδια σειρά) με εκείνα του παραπάνω αρχείου.

Το αρχείο των συνέδρων θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί αργότερα για την αποστολή ενημερωτικών φυλλαδίων από την επιχείρηση οργάνωσης του συνεδρίου. Ιδιαίτερα χρήσιμες είναι οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις που επιτρέπουν την (πολύ οικονομική) ομαδική αποστολή τουριστικών προσφορών με παραπομπή σε συγκεκριμένους δικτυακούς τόπους (sites) των τουριστικών επιχειρήσεων.

2. Προκαταρκτική ενημέρωση

Η οργάνωση ενός σύγχρονου συνεδρίου οφείλει να περιλάβει και τη δημιουργία μιας ιστοσελίδας στο Internet, η οποία θα αναφέρει όλα τα στοιχεία του συνεδρίου. Η αρμοδιότητα αυτή ανήκει, βέβαια, στην οργανωτική επιτροπή. Αλλά η επιχείρηση οργάνωσης συνεδρίων θα πρέπει να βοηθήσει στην καλύτερη προετοιμασία της ιστοσελίδας, προσθέτοντας και δικές της πληροφορίες.

Οι βασικές πληροφορίες της ιστοσελίδας ενός συνεδρίου είναι οι ακόλουθες:

– Φορέας οργάνωσης του συνεδρίου.

– Τίτλος και κατηγορίες θεμάτων του συνεδρίου.

– Tα ονόματα των μελών της επιστημονικής επιτροπής.

– Tα ονόματα των μελών της οργανωτικής επιτροπής.

– Ημερομηνίες και τόπος διεξαγωγής του συνεδρίου.

– Tο πρόγραμμα του συνεδρίου.

– Tο κόστος συμμετοχής στο συνέδριο και οι τρόποι πληρωμής.

– Χρονικά όρια δηλώσεων συμμετοχής, αποστολής εισηγήσεων (τίτλοι, περιλήψεις και πλήρη κείμενα) και πληρωμής για τη συμμετοχή.

– Τρόποι επικοινωνίας για τη λήψη πρόσθετων πληροφοριών από τους ενδιαφερό-μενους για συμμετοχή στο συνέδριο.

H επιχείρηση οργάνωσης συνεδρίων θα πρέπει να προσθέσει και τα εξής:

– Κόστος διαμονής (με ή χωρίς διατροφή) στη διάρκεια του συνεδρίου (με πιθανές δυνατότητες εναλλακτικών επιλογών). Τρόποι πληρωμής.

– Προσφορές αεροπορικών (ή/και ακτοπλοϊκών) εισιτηρίων για τη μετάβαση και την επιστροφή.

– Παράπλευρες δραστηριότητες πολιτιστικού, ενημερωτικού, τουριστικού ή ψυχαγω-γικού περιεχομένου (με ή χωρίς επιπλέον πληρωμή).

– Σχεδιάγραμμα για τη μετάβαση από το αεροδρόμιο (ή/και το λιμάνι) στους χώρους των καταλυμάτων και της διεξαγωγής του συνεδρίου. Μέσα μεταφοράς.

– Σχεδιάγραμμα των χώρων διεξαγωγής του συνεδρίου.

– Αν στα πλαίσια του συνεδρίου θα λειτουργήσει έκθεση, το σχεδιάγραμμα των χώρων της έκθεσης με τους εκθέτες.

– Χάρτης της περιοχής με υπόμνημα των τουριστικών και ιστορικών τοποθεσιών (μαζί με χαρακτηριστικές μικρές φωτογραφίες).

Επιπλέον, η επιχείρηση οργάνωσης συνεδρίων θα πρέπει να προσθέσει και τα εξής:

– Πακέτα προσφορών για διαμονή δύο ή τριών ημερών πριν ή μετά τη διεξαγωγή του συνεδρίου (με δυνατότητες εναλλακτικών επιλογών). Σε αυτά τα πακέτα θα αναδεικνύονται τα τουριστικά και πολιτιστικά χαρακτηριστικά της περιοχής. Τρόποι πληρωμής.

– Παραπομπές σε πακέτα προσφορών που ισχύουν στις τουριστικές περιόδους (σύνδεση της ιστοσελίδας με το site της επιχείρησης οργάνωσης συνεδρίων).

– Ενδιαφέροντα στοιχεία για την προβολή της επιχείρησης οργάνωσης συνεδρίων.